ZARZÄ„DZENIE Nr 44/2011
Burmistrza Gminy i Miasta Witkowo
z dnia 19 maja 2011 r.

w sprawie wskazania systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych.

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust.2, § 42 ust. 3 Instrukcji Kancelaryjnej -ZaÅ‚Ä…cznika nr 1 do RozporzÄ…dzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz.U. Nr 14, poz. 67) zarzÄ…dzam, co nastÄ™puje: 
 
§ 1
Zarządzenie określa:
1) podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy i Miasta w Witkowie,
2) koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy i Miasta w Witkowie,
3) rodzaje przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny,
4) wzór spisu spraw,
5) wzór spisu zdawczo-odbiorczego.

§ 2
Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Gminy I Miasta w Witkowie jest tradycyjny system wykonywania czynności kancelaryjnych.

§ 3
1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznaczam koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Funkcję określoną w ust. 1 powierzam Pani Marzenie Polak.

§ 4
Określa się następujące rodzaje przesyłek wpływających do Urzędu Gminy i Miasta w Witkowie, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:
1) przesyłki adresowane imiennie do burmistrza, zastępcy burmistrza i pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy i Miasta w Witkowie,
2) przesyłki zawierające informacje niejawne określone w art. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), które przekazywane są odpowiednim adresatom,
3) przesyłki wartościowe, które przekazywane są właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
4) przesyłki zastrzeżone dla adresata.

§ 5
Określa się wzór spisu spraw, który stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 6
Określa się wzór spisu zdawczo-odbiorczego, który stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 7
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz GiM Witkowo
/-/mgr inż. Krzysztof Szkudlarek